Vergadernotulen maken met AI, 5 tools vergeleken voor beginners

Zo ging notuleren vroeger

Iemand kreeg de rol van notulist en zat de hele vergadering te typen. Die persoon deed inhoudelijk nauwelijks mee, want meeschrijven en meedenken tegelijk lukt niet. Na afloop volgde nog een uur werk om er een leesbaar verslag van te maken, en dan miste je alsnog een half besluit of kwam een actiepunt bij de verkeerde naam terecht. AI neemt dat typewerk over, zodat jij je met het gesprek kunt bezighouden.

Hoe een AI-notulist werkt

Stel je een snelle meeschrijver voor achter in de zaal. Eerst luistert hij naar elk woord en typt dat letterlijk uit, dat heet een transcript. Daarna haalt hij de kern eruit, dus de koffiepauze en de "eh"s gaan weg, de besluiten blijven. Ten slotte krijg je één A4 met wat er is besloten, wie wat doet en wanneer het af moet.

Bij een online vergadering luistert meestal een digitale deelnemer mee. Bij een gesprek in een zaal gebruik je de microfoon van je laptop of telefoon, of je uploadt achteraf een opname.

Waar moet je op letten voordat je kiest?

Het belangrijkste punt voor Nederlandstalige gebruikers is de taal. Niet elke tool verstaat Nederlands even goed, en een paar bekende opties ondersteunen het nog helemaal niet voor automatische notulen. Test daarom altijd een echt gesprek voordat je betaalt.

Kijk daarnaast naar de gratis limiet, want die verschilt sterk. De een laat je onbeperkt opnemen maar knijpt het aantal AI-samenvattingen af, de ander geeft je een vast aantal vergaderingen per maand. Let ook op waar je opnames terechtkomen. Bij een gesprek over personeel, klanten of geld wil je weten in welk land de data staat en of die wordt gebruikt om AI-modellen te trainen. En bepaal of je een zichtbare bot in de vergadering prima vindt of liever stil opneemt.

Notulen maken met AI, de 5 tools vergeleken

tl;dv

tl;dv is voor de meeste mensen de fijnste starttool. Het koppelt aan Zoom, Google Meet en Microsoft Teams, en er is een botvrije modus waarbij je eigen computer opneemt zonder extra deelnemer in beeld. Nederlands zit bij de ruim dertig talen en werkt in de praktijk goed, zolang mensen niet door elkaar praten. In de gratis versie neem je onbeperkt op en transcribeer je onbeperkt, maar het aantal vergaderingen met AI-notulen is beperkt. Het Pro-plan kost ongeveer 18 dollar per gebruiker per maand bij jaarbetaling en haalt die limiet eraf.

Fireflies.ai

Fireflies stuurt een digitale notulist, Fred, naar je online vergadering, of verwerkt een opname die je achteraf uploadt. De kracht zit in het terugzoeken. Je zoekt in tientallen overleggen op een woord als "budget" of op de naam van een collega en springt meteen naar dat moment in de opname. Daardoor voelt de interface wat voller dan die van tl;dv, maar wie veel vergadert, heeft er na een paar maanden een doorzoekbaar archief van alles wat er ooit is afgesproken.

Notuleren met Fireflies begint met het koppelen van je agenda. Fred schuift dan vanzelf aan bij elke online vergadering waar een link in de uitnodiging staat, en dat kun je per vergadering weer uitzetten. Wat veel mensen missen, is de taalinstelling. Staat die op Engels terwijl er Nederlands wordt gesproken, dan krijg je een transcript vol rare woorden. Zet in je instellingen de vergadertaal dus eerst op Nederlands, en meld bij het begin van het overleg dat Fred meeluistert, want hij verschijnt voor iedereen zichtbaar in de deelnemerslijst. Gratis transcribeer je onbeperkt in ruim honderd talen, met een beperkt aantal AI-samenvattingen, 20 AI-credits en beperkte opslag. Het betaalde Pro-plan begint bij ongeveer 10 dollar per gebruiker per maand bij jaarbetaling.

Fathom

Fathom is het simpelst voor wie in zijn eentje werkt. Je koppelt het aan een online vergadering en krijgt automatisch een transcript met een samenvatting en de belangrijkste fragmenten. Voor een fysieke bestuursvergadering is het minder geschikt, want dan moet je zelf opnemen en uploaden. De gratis versie laat je onbeperkt opnemen en transcriberen, maar de uitgebreide AI-samenvattingen krijg je maar voor een beperkt aantal gesprekken per maand. Het Premium-plan van ongeveer 16 dollar per gebruiker per maand bij jaarbetaling haalt die grens weg. Fathom ondersteunt 38 transcriptietalen, waaronder Nederlands.

Microsoft Teams en Copilot

Werk je al helemaal in Microsoft 365, dan hoef je geen externe tool uit te nodigen. Teams kan zelf opnemen en een transcript maken, ook in het Nederlands, en dat zit gewoon in een zakelijk Microsoft 365-abonnement. Wat je daar zonder extra licentie niet bij krijgt, is de automatische AI-samenvatting met besluiten en taken per persoon. Die heet in Teams de intelligente samenvatting, en daarvoor heb je Teams Premium nodig (ongeveer 10 dollar per gebruiker per maand) of een Copilot-licentie. Voor kleinere organisaties is dat Microsoft 365 Copilot Business, rond de 21 dollar per gebruiker per maand bij jaarbetaling, bovenop je gewone abonnement.

Met Copilot erbij kun je ook tijdens het gesprek vragen wat je miste in de eerste tien minuten, of na afloop laten opschrijven welke vragen nog openstaan. De opnames blijven binnen de omgeving van je eigen organisatie, en dat is voor veel werkgevers precies de reden om voor Teams te kiezen in plaats van een losse tool.

Gemini in Google Meet en Gemini Notebook

Google heeft in Meet de functie "Notuleer voor mij", die automatisch een samenvatting in Google Docs zet. Het addertje is dat die op dit moment niet in het Nederlands werkt, alleen in het Engels, Frans, Duits, Italiaans, Japans, Koreaans, Portugees en Spaans. Voor een Nederlands overleg kun je er dus nog niet op bouwen. Wat wel werkt, is de omweg via Gemini Notebook. Je neemt de vergadering op of downloadt een transcript, uploadt dat en stelt er vragen aan zoals "geef de drie belangrijkste besluiten" of "maak een actielijst voor volgende week". Dat begrijpt Nederlands prima en de basisversie is gratis. Hoe Gemini Notebook werkt lees je in onze Gemini Notebook beginnersgids.

Automatisch notuleren in Teams zonder extra licentie

Zit je organisatie op Teams maar is er geen budget voor Premium of Copilot, dan kom je met wat je al hebt toch een heel eind. Het transcript maakt Teams gratis, en de samenvatting laat je daarna door een chatbot doen. Zo pak je dat aan.

1. Start de vergadering en zet via het menu met de drie puntjes de opname of de transcriptie aan. Kies daarbij Nederlands als gesproken taal, anders probeert Teams er Engels van te maken.
2. Meld aan het begin dat je transcribeert. Iedereen ziet bovenin beeld dat het aanstaat, maar een zin vooraf voorkomt verrassingen.
3. Open na afloop de chat of de agenda-afspraak van de vergadering. Onder het tabblad met de samenvatting of de opname vind je het transcript, dat je als bestand kunt downloaden.
4. Plak het transcript in Copilot Chat, ChatGPT, Claude of Gemini met de voorbeeldprompt verderop in dit artikel, en je hebt binnen een minuut je besluiten en actiepunten.

Mag je van je werkgever geen vertrouwelijke stukken in een gratis chatbot zetten, gebruik dan Copilot Chat met je werkaccount. Die zit bij de meeste zakelijke Microsoft 365-abonnementen inbegrepen en houdt je gegevens binnen de organisatie. Meer over Copilot op het werk lees je in Microsoft Copilot voor beginners.

In het kort, welke tool voor wie

Vergader je vooral online en wil je gewoon starten, neem tl;dv. Zoek je veel terug in oude gesprekken, dan is Fireflies sterker. Werk je alleen, dan is Fathom het makkelijkst. Zit je organisatie op Teams, begin dan met het gratis transcript en kijk pas daarna of Premium of Copilot het geld waard is. Wil je niks betalen en niet live meeluisteren, dan doet Gemini Notebook het werk achteraf op je transcript.

Mag je een vergadering zomaar opnemen?

In Nederland mag je een gesprek waaraan je zelf meedoet opnemen, ook zonder het vooraf te vragen. Dat is niet strafbaar. Zodra je die opname opslaat, deelt of binnen een organisatie verwerkt, geldt de privacywet (AVG) wel. Dan moet je deelnemers informeren, een reden hebben om op te nemen, niet meer bewaren dan nodig en een bewaartermijn afspreken.

Voor werk-, bestuurs- en klantvergaderingen meld je het dus gewoon vooraf. Eén zin volstaat, bijvoorbeeld "Ik gebruik voor deze vergadering een AI-notulist die meeluistert en achteraf de actiepunten opschrijft, heeft iemand daar bezwaar tegen?" Bij gevoelige onderwerpen zoals personeel of medische informatie overleg je het eerst met je privacyverantwoordelijke. Meer daarover staat in wat je beter niet aan AI vertelt.

Zo begin je vandaag nog

1. Kies één tool uit dit rijtje, op basis van waar je meestal vergadert.
2. Maak een gratis account en koppel het aan Zoom, Meet of Teams, of installeer alleen de app voor een gesprek in een zaal.
3. Draai er eerst een korte, onbelangrijke vergadering mee als test en lees het verslag na op fouten in namen en getallen.
4. Klopt het, dan meld je bij het volgende echte overleg dat je een AI-notulist gebruikt en zet je hem aan.

Heb je al een uitgetypt transcript en wil je dat alleen laten samenvatten, dan kan dat zonder aparte tool. Plak de tekst in ChatGPT, Claude of Gemini met deze prompt:

Hieronder staat het transcript van een vergadering. Geef me:
1. De genomen besluiten
2. De actiepunten, met per punt de verantwoordelijke persoon en de deadline
3. Openstaande vragen voor de volgende keer
Houd het kort en zakelijk. Transcript: [plak hier]

Wil je zulke aantekeningen liever door ChatGPT laten samenvatten met een bestand erbij, kijk dan bij ChatGPT gebruiken met bestanden.

Veelgestelde vragen over notuleren met AI

Dit is jouw startpunt

Notulen maken met AI scheelt je het typen tijdens de vergadering en het uitwerken erna. Begin met de gratis versie van de tool die past bij waar jij vergadert, test hem op een onbelangrijk overleg, en controleer het eerste verslag altijd zelf voordat je het rondstuurt. Daarna is het een knop die je aanzet.