Vergadernotulen maken met AI: 5 tools vergeleken voor beginners

Zo ging notuleren vroeger

Iemand kreeg de rol van notulist en zat de hele vergadering te typen. Die persoon deed inhoudelijk nauwelijks mee, want meeschrijven en meedenken tegelijk lukt niet. Na afloop volgde nog een uur werk om er een leesbaar verslag van te maken, en dan miste je alsnog een half besluit of kwam een actiepunt bij de verkeerde naam terecht. AI neemt dat typewerk over, zodat jij je met het gesprek kunt bezighouden.

Hoe een AI-notulist werkt

Stel je een snelle meeschrijver voor achter in de zaal. Eerst luistert hij naar elk woord en typt dat letterlijk uit, dat heet een transcript. Daarna haalt hij de kern eruit: de koffiepauze en de "eh"s gaan weg, de besluiten blijven. Ten slotte krijg je één A4 met drie dingen: wat is besloten, wie doet wat, en wanneer moet het af.

Bij een online vergadering luistert meestal een digitale deelnemer mee. Bij een gesprek in een zaal gebruik je de microfoon van je laptop of telefoon, of je uploadt achteraf een opname.

Waar moet je op letten voordat je kiest?

Het belangrijkste punt voor Nederlandstalige gebruikers is de taal. Niet elke tool verstaat Nederlands even goed, en een paar bekende opties ondersteunen het nog helemaal niet voor automatische notulen. Test daarom altijd een echt gesprek voordat je betaalt.

Kijk daarnaast naar de gratis limiet, want die verschilt sterk. De een laat je onbeperkt opnemen maar knijpt het aantal AI-samenvattingen af, de ander geeft je een vast aantal vergaderingen per maand. Let ook op waar je opnames terechtkomen. Bij een gesprek over personeel, klanten of geld wil je weten in welk land de data staat en of die wordt gebruikt om AI-modellen te trainen. En bepaal of je een zichtbare bot in de vergadering prima vindt of liever stil opneemt.

Notulen maken met AI: de 5 tools vergeleken

tl;dv

tl;dv is voor de meeste mensen de fijnste starttool. Het koppelt aan Zoom, Google Meet en Microsoft Teams, en er is een botvrije modus waarbij je eigen computer opneemt zonder extra deelnemer in beeld. Nederlands zit bij de ruim dertig talen en werkt in de praktijk goed, zolang mensen niet door elkaar praten. In de gratis versie neem je onbeperkt op en transcribeer je onbeperkt, maar AI-notulen zijn beperkt tot tien vergaderingen en je hebt tien Ask AI-vragen. Het Pro-plan kost 18 euro per gebruiker per maand bij jaarbetaling en haalt die limiet eraf.

Fireflies.ai

Fireflies stuurt een bot naar je online vergadering of verwerkt een bestand dat je uploadt. De kracht is de zoekfunctie: je zoekt achteraf in tientallen overleggen op een woord als "budget" en springt meteen naar dat moment. Daardoor voelt de interface wat voller dan die van tl;dv. Gratis transcribeer je onbeperkt in ruim honderd talen, waaronder Nederlands, met een beperkt aantal AI-samenvattingen, 20 AI-credits en 400 minuten opslag per team. Het betaalde Pro-plan begint bij 10 dollar per gebruiker per maand bij jaarbetaling.

Fathom

Fathom is het simpelst voor wie in zijn eentje werkt. Je koppelt het aan een online vergadering en krijgt automatisch een transcript met een samenvatting en de belangrijkste fragmenten. Voor een fysieke bestuursvergadering is het minder geschikt, want dan moet je zelf opnemen en uploaden. De gratis versie laat je onbeperkt opnemen en transcriberen met directe AI-samenvattingen; uitgebreidere samenvattingen en automatische actiepunten zitten in het Premium-plan van 16 dollar per gebruiker per maand bij jaarbetaling. Fathom ondersteunt 38 transcriptietalen, waaronder Nederlands.

Microsoft Copilot in Teams

Werk je al helemaal in Microsoft 365, dan is dit de logische keuze. Copilot draait rechtstreeks in Teams, dus je nodigt geen externe bot uit. Na afloop staat er een samenvatting klaar met wie wat zei, welke besluiten er zijn genomen en welke taken bij wie liggen. Je kunt tijdens het gesprek ook vragen wat je miste in de eerste tien minuten. Nederlands werkt volledig. Een bruikbare gratis versie is er niet: je hebt een zakelijk Microsoft 365-abonnement nodig plus de Copilot-add-on van ongeveer 18 euro per gebruiker per maand, exclusief btw. De opnames blijven binnen de omgeving van je eigen organisatie.

Gemini in Google Meet en Gemini Notebook

Google heeft in Meet de functie "Notuleer voor mij", die automatisch een samenvatting in Google Docs zet. Het addertje: die werkt op dit moment niet in het Nederlands, alleen in het Engels, Frans, Duits, Italiaans, Japans, Koreaans, Portugees en Spaans. Voor een Nederlands overleg kun je er dus nog niet op bouwen. Wat wel werkt is de omweg via Gemini Notebook: je neemt de vergadering op of downloadt een transcript, uploadt dat en stelt er vragen aan zoals "geef de drie belangrijkste besluiten" of "maak een actielijst voor volgende week". Dat begrijpt Nederlands prima en de basisversie is gratis. Hoe Gemini Notebook werkt lees je in onze Gemini Notebook beginnersgids.

In het kort: welke tool voor wie

Vergader je vooral online en wil je gewoon starten, neem tl;dv. Zoek je veel terug in oude gesprekken, dan is Fireflies sterker. Werk je alleen, dan is Fathom het makkelijkst. Zit je organisatie op Teams, dan is Copilot de natuurlijke keuze ondanks de prijs. Wil je niks betalen en niet live meeluisteren, dan doet Gemini Notebook het werk achteraf op je transcript.

Mag je een vergadering zomaar opnemen?

In Nederland mag je een gesprek waaraan je zelf meedoet opnemen, ook zonder het vooraf te vragen. Dat is niet strafbaar. Zodra je die opname opslaat, deelt of binnen een organisatie verwerkt, geldt de privacywet (AVG) wel: dan moet je deelnemers informeren, een reden hebben om op te nemen, niet meer bewaren dan nodig en een bewaartermijn afspreken.

Voor werk-, bestuurs- en klantvergaderingen meld je het dus gewoon vooraf. Eén zin volstaat: "Ik gebruik voor deze vergadering een AI-notulist die meeluistert en achteraf de actiepunten opschrijft, heeft iemand daar bezwaar tegen?" Bij gevoelige onderwerpen zoals personeel of medische informatie overleg je het eerst met je privacyverantwoordelijke. Meer daarover staat in wat je beter niet aan AI vertelt.

Zo begin je vandaag nog

1. Kies één tool uit dit rijtje, op basis van waar je meestal vergadert.
2. Maak een gratis account en koppel het aan Zoom, Meet of Teams, of installeer alleen de app voor een gesprek in een zaal.
3. Draai er eerst een korte, onbelangrijke vergadering mee als test en lees het verslag na op fouten in namen en getallen.
4. Klopt het, dan meld je bij het volgende echte overleg dat je een AI-notulist gebruikt en zet je hem aan.

Heb je al een uitgetypt transcript en wil je dat alleen laten samenvatten, dan kan dat zonder aparte tool. Plak de tekst in ChatGPT, Claude of Gemini met deze prompt:

Hieronder staat het transcript van een vergadering. Geef me:
1. De genomen besluiten
2. De actiepunten, met per punt de verantwoordelijke persoon en de deadline
3. Openstaande vragen voor de volgende keer
Houd het kort en zakelijk. Transcript: [plak hier]

Wil je zulke aantekeningen liever door ChatGPT laten samenvatten met een bestand erbij, kijk dan bij ChatGPT gebruiken met bestanden.

Dit is jouw startpunt

Notulen maken met AI scheelt je het typen tijdens de vergadering en het uitwerken erna. Begin met de gratis versie van de tool die past bij waar jij vergadert, test hem op een onbelangrijk overleg, en controleer het eerste verslag altijd zelf voordat je het rondstuurt. Daarna is het een knop die je aanzet.