Copilot gebruiken in Word, Outlook en Teams, stap voor stap

Copilot gebruiken begint met weten welke Copilot je eigenlijk hebt. Microsoft Copilot is de AI-assistent van Microsoft, die je gratis vindt in je browser en in Windows, en in een betaalde versie ook in Word, Outlook en Teams. Weet je niet zeker welke versie bij jou past of wat die kost, lees welke Copilot je nodig hebt. Hieronder gaan we meteen aan de slag.

Copilot gebruiken in de chat, zo begin je

De gratis chat is de snelste manier om Copilot te leren kennen, ook als je hem straks vooral in Word of Outlook wil inzetten. Je hoeft niets te installeren.

1. Ga naar copilot.microsoft.com in je browser, of klik in Windows 11 op Copilot in de taakbalk.
2. Klik op Aanmelden en log in met je Microsoft-account. Heb je er nog geen, dan maak je er gratis een aan via outlook.com.
3. Typ je eerste vraag of opdracht in het tekstveld onderaan.
4. Lees het antwoord en reageer gewoon als je iets wil aanpassen of aanvullen.

Copilot werkt als een gewoon gesprek, je hoeft geen speciale commando's te kennen. Plan je bijvoorbeeld een vakantie naar Portugal en weet je niet goed waar je moet beginnen, dan laat je Copilot een eerste opzet maken en schaaf je daarna samen verder. Wil je een stadje schrappen of een rustdag inlassen, dan zeg je dat gewoon in je volgende bericht.

Maak een tiendaags reisschema voor Portugal voor twee volwassenen die van eten, natuur en cultuur houden. Zet per dag de plaats, één activiteit en een praktische tip neer.

Hetzelfde werkt voor een formele brief aan de gemeente of een recept met wat er nog in je koelkast ligt. Leg de situatie uit in je eigen woorden, en vraag Copilot om er iets bruikbaars van te maken. De gratis chat is voor de meeste mensen genoeg. Wat de betaalde versies extra geven, lees je onder Welke Microsoft Copilot heb je nodig? in onze review.

Copilot in Word

In Word zit Copilot alleen als je Microsoft 365 hebt, thuis via Personal, Family of Premium (van €10 tot €22 per maand) of via je werk. Je ziet dan een Copilot-knop in het lint bovenaan, en in een leeg document verschijnt meestal meteen een invoerveld om een eerste versie te laten schrijven.

1. Open een nieuw, leeg document in Word.
2. Klik op het Copilot-pictogram in het lint, of op het invoerveld dat in je document verschijnt.
3. Beschrijf wat je wil hebben. Je kunt ook een bestaand document als bron toevoegen, bijvoorbeeld de notulen van vorig jaar.
4. Lees de eerste versie en laat Copilot stukken herschrijven, inkorten of in een andere toon zetten. Bevalt het, dan neem je de tekst over in je document.

Schrijf een korte uitnodiging voor de jaarvergadering van onze tennisclub op 14 november om 20.00 uur in het clubhuis. Toon vriendelijk en informeel, maximaal 150 woorden, met een duidelijke vraag om je af te melden als je niet kunt.

Heb je al een lange tekst, selecteer dan één alinea en vraag Copilot om die korter of duidelijker te maken. Dat werkt vaak beter dan een heel document in één keer laten herschrijven, omdat je per stuk kunt beoordelen of de betekenis nog klopt.

Copilot in Outlook

In Outlook helpt Copilot op twee plekken, bij het lezen en bij het schrijven. Ook hier heb je Microsoft 365 nodig.

1. Open een lange mailwisseling en klik bovenaan het bericht op Samenvatten met Copilot. Je krijgt de kern en de gemaakte afspraken in een paar regels.
2. Wil je antwoorden, klik dan op Beantwoorden en daarna op het Copilot-pictogram in de werkbalk van je bericht.
3. Typ in een paar woorden wat je wil zeggen, kies eventueel een toon en lengte, en laat een concept maken.
4. Lees het concept altijd na voor je op Verzenden klikt. Copilot kent jouw afspraken, bedragen en namen niet altijd.

Schrijf een beleefd antwoord waarin ik bedank voor de offerte, aangeef dat ik de prijs aan de hoge kant vind en vraag of er bij een jaarcontract korting mogelijk is. Kort en zakelijk.

Copilot in Teams

Over Teams moeten we eerlijk zijn. Copilot in vergaderingen werkt alleen met een zakelijke licentie, Microsoft 365 Copilot of Teams Premium, dus vrijwel altijd via je werk. Met een abonnement voor thuis krijg je het niet. Heeft je werkgever het wel geregeld, dan haal je er zo het meeste uit.

1. Zorg dat de transcriptie van de vergadering aanstaat, want Copilot werkt vanuit wat er gezegd wordt. Vaak regelt de organisator dat.
2. Klik tijdens de vergadering op het Copilot-pictogram tussen de vergaderknoppen.
3. Kies een kant-en-klare vraag, zoals een samenvatting tot nu toe of een lijst met actiepunten, of typ je eigen vraag.
4. Na afloop open je Copilot vanuit de chat van de vergadering. Daar kun je nog steeds vragen wie wat heeft toegezegd.

Welke besluiten zijn er in deze vergadering genomen, en wie heeft welke actie op zich genomen? Zet het in een lijst met namen en deadlines.

Kwam je net te laat binnen, dan is dat misschien wel de handigste toepassing van allemaal. Vraag Copilot wat je hebt gemist, en je bent bij zonder dat iemand het hoeft te herhalen.

Een woord over privacy

Copilot voor consumenten, dus de gratis versie en Copilot in Microsoft 365 Personal, Family en Premium, valt onder de standaard privacyvoorwaarden van Microsoft. Microsoft kan gesprekken gebruiken om de AI te verbeteren. Voor dagelijks gebruik, zoals het schrijven van een e-mail of het plannen van een reis, is dat geen probleem. Wil je zakelijke of vertrouwelijke informatie invoeren, gebruik dan liever de Copilot-versie die bij een zakelijk Microsoft 365-abonnement hoort. Daarbinnen gelden strengere regels voor databescherming en blijft je informatie binnen de beveiligde Microsoft-omgeving van je werkgever.

Zet de eerste stap

Open copilot.microsoft.com en typ je eerste vraag. Het hoeft niet perfect te zijn, gewoon beginnen is genoeg. Twijfel je nog of je niet beter ChatGPT kunt nemen, dan zetten we ze naast elkaar in onze Microsoft Copilot review.