Handleiding schrijven met AI, zo maak je een uitleg die iedereen snapt

Waarom je eigen uitleg altijd een stap overslaat

Wie iets vaak doet, ziet de kleine stappen niet meer. Je zegt "even inloggen" en vergeet dat de ander niet weet dat het wachtwoord op een geeltje onder de toonbank zit. Het lijkt op de weg uitleggen in je eigen dorp, waar je zegt "bij de oude bakker linksaf" terwijl daar al tien jaar een kapper zit. Voor jou klopt het helemaal, voor een buitenstaander is het een raadsel. Daarom voelt een handleiding schrijven zo zwaar. Je moet jezelf dwingen om op te schrijven wat voor jou vanzelf spreekt, en tegelijk de volgorde bewaken, en ondertussen ook nog nette zinnen maken.

Een AI-chatbot zoals ChatGPT, Claude of Gemini weet niets van jouw kantine of jouw boekhoudprogramma. Dat is hier juist handig, want hij leest jouw uitleg zoals een nieuwkomer dat doet. Jij levert de kennis, de AI zet die in een logische volgorde en vraagt door waar iets ontbreekt.

Handleiding schrijven met AI in vijf stappen

Je hebt geen speciale software nodig. De gratis versie van ChatGPT, Claude of Gemini is genoeg, en de aanpak werkt in alle drie hetzelfde.

1. Vertel het één keer hardop. Doe de taak en spreek ondertussen in wat je doet, met de spraakfunctie in de app of met een gewone spraakmemo op je telefoon. Het mag rommelig, met "eh" en zijpaden, daar komt de AI wel doorheen.
2. Maak foto's of screenshots van de lastige momenten. Denk aan het scherm met vijf knoppen die op elkaar lijken, of het kastje waar de hoofdschakelaar zit. Je stuurt ze straks gewoon mee in het gesprek.
3. Geef de AI je ruwe uitleg en vertel wie de lezer is. Een handleiding voor een ervaren collega ziet er heel anders uit dan een voor een vrijwilliger van zestien.
4. Laat de AI zoeken naar wat er ontbreekt. Vraag welke vragen een beginner nog zou hebben en vul die gaten zelf aan.
5. Test hem op iemand die het nog nooit deed. Laat diegene de handleiding volgen terwijl jij niets zegt. Waar het vastloopt, mist een stap.

Stap 3 is het moment waarop het meeste misgaat of juist goed gaat, en dat hangt bijna helemaal af van wat je vraagt. Deze prompt kun je overnemen en aanpassen aan je eigen situatie.

Hieronder staat mijn ingesproken uitleg van hoe je op zaterdag de kantine van onze voetbalclub afsluit. Maak er een handleiding van voor vrijwilligers vanaf 16 jaar die dit nog nooit hebben gedaan. Gebruik genummerde stappen in de volgorde waarin je ze uitvoert, met één handeling per stap en korte zinnen zonder vaktermen. Zet bovenaan wat je nodig hebt voordat je begint. Verzin niets wat niet in mijn uitleg staat. Is iets onduidelijk, zet dan [CHECK] bij die stap.

[plak hier je uitleg]

De laatste twee zinnen van die prompt doen het meeste werk. Een AI vult een gat graag op met iets dat logisch klinkt, en in een handleiding is dat precies wat je niet wilt, want dan staat er ineens een knop in die niet bestaat. Met [CHECK] zie je in één oogopslag waar je zelf nog moet kijken.

Voor stap 4 is een kortere vraag genoeg.

Lees deze handleiding als iemand die de taak nog nooit heeft gedaan. Welke vragen zou je hebben? Zet bij elke vraag bij welke stap hij hoort.

Zo ziet dat eruit in de praktijk

Stel dat je penningmeester bent van een voetbalclub en de kantine wilt overdragen aan een nieuwe groep vrijwilligers. Je loopt op zaterdagavond je vaste rondje en spreekt in wat je doet. Dat klinkt ongeveer zo.

"Ja dus eerst de kassa, dat doe je via dat menuutje rechtsboven, dagafsluiting, dan print ie een bonnetje en dat moet in de envelop, o ja en de pin moet ook nog, en daarna het licht in de keuken, behalve dat ene lampje, dat moet aan blijven."

Met de prompt van hierboven maakt de AI daar een lijstje van dat begint zo.

1. Druk op het kassascherm rechtsboven op het menu en kies Dagafsluiting.
2. Wacht tot de kassa een bon print en leg die apart.
3. Sluit de pinautomaat af. [CHECK: met welke knop of welk menu?]
4. Stop de bon en het contante geld in de envelop. [CHECK: welke envelop, en waar ligt die?]
5. Doe het licht in de keuken uit, behalve het lampje dat aan moet blijven. [CHECK: welk lampje is dat, en waarom?]

Die drie keer [CHECK] zijn precies de drie telefoontjes die je anders tijdens je vakantie had gekregen. Je vult ze een keer aan, je laat er iemand mee oefenen, en klaar. De AI heeft geen enkele stap bedacht die jij niet hebt genoemd, maar hij heeft wel gezien waar jouw uitleg stopte terwijl de lezer nog een vraag had.

En als de handleiding over iets op de computer gaat?

Voor een uitleg over een programma of website kan het nog sneller. Je kunt natuurlijk screenshots maken en die in ChatGPT, Claude of Gemini plakken met de vraag om er stappen bij te schrijven. Een stap verder gaat Scribe, een browserextensie voor Chrome en Edge die meekijkt terwijl jij klikt. Na afloop staat er een handleiding klaar met bij elke stap een screenshot en een korte beschrijving. De gratis versie maakt onbeperkt handleidingen, zolang het om iets in je browser gaat. Voor programma's buiten de browser, zoals een kassasysteem of een boekhoudpakket op je computer, heb je de betaalde desktopapp nodig. Houd er wel rekening mee dat Scribe in het Engels werkt, dus de teksten die het schrijft, moet je zelf nalopen en vertalen.

Let bij alle tools op wat er in je screenshots staat. Een wachtwoord, een klantnaam of een rekeningnummer hoort niet in een AI-chatbot thuis, en bij handleidingen voor je werk is het slim om eerst te checken wat je werkgever daarover heeft afgesproken. In onze privacytips voor AI-beginners lees je welke instellingen je daarvoor het best eerst aanpast.

Jouw kennis, eindelijk buiten je hoofd

Een goede handleiding voelt voor de lezer alsof jij ernaast staat, en dat lukt nu ook zonder dat je er een schrijver voor hoeft te zijn. Kies vandaag één klus die alleen jij weet te doen, spreek hem in tijdens het doen en geef die uitleg aan een AI-chatbot. Wil je beter worden in het stellen van die vraag, lees dan wat een prompt precies is en hoe je er een schrijft die werkt. Zoek je meer klussen waarbij AI je tijd scheelt, dan vind je die in AI gebruiken voor je werk.